De 3 søjler i hybridarbejde

Kultur og lederskab

Kultur og samarbejde
Et af de spørgsmål, vi skal stille, er: "Hvordan ser vores fremtidige virksomhedskultur ud, og hvordan skaber vi den?". Organisationer skal tænke over værdier og kultur og de interaktioner, praksisser og ritualer, der fremmer denne kultur. For eksempel bør en virksomhed med fokus på talentudvikling spørge, om de øjeblikke med mentoring, der finder sted på kontoret, kan fortsættes spontant i en digital verden. Andre praksisser kan rekonstrueres og forbedres, så organisationen skaber og opretholder det fællesskab og den kultur, den ønsker. Redesign og rekonstruktion af processer og praksisser vil tjene som grundlag for en forbedret driftsmodel, der får mest muligt ud af både kontor- og fjernarbejde.
.

Et sidste spørgsmål er ‘hvor vigtigt er samarbejde og teamwork i organisationen?’. Ved at besvare disse spørgsmål kan din organisation bedre afgøre, hvordan hybridmodellen skal sættes op.

Coaching og virksomhedssundhed
Sundhed er direkte forbundet med medarbejdernes kreativitet og produktivitet. I øjeblikket er der en nedadgående sundhedstendens baseret på den praksis, vi anvender som følge af hjemmearbejde. Hjemme og på kontoret arbejder vi på ukendte arbejdspladser, der ikke er designet til at opfylde individuelle behov, som de engang var. Kan vi lære folk at designe deres arbejdspladser, så de kan føle sig godt tilpas i fremtiden?

Ergonomi på computerarbejdspladser

Vi har ikke længere det overblik og den kontrol over arbejdsmiljøet, som vi havde engang, så det er meget sværere at sikre, at medarbejderne tager hensyn til ergonomien. For at implementere en strukturel og effektiv politik på dette område er vi nødt til at tænke på det tab af coaching og virksomhedssundhed, der normalt fandt sted på fysiske arbejdspladser. Coaching og stimulering af personligt ansvar og fjernovervågning af virksomhedens sundhed er ved at blive en ny standard.

Organisation

Arbejdspladser
Når kontorer får lov til at byde medarbejdere velkommen, giver Hybrid Working-modellen arbejdsgiverne mulighed for at være mere fleksible med hensyn til fjernarbejdsordninger. Kommunikation, gennemsigtighed og planlægning bliver afgørende, og det bliver almindeligt, at folk ønsker at arbejde hjemmefra en eller flere dage om ugen. Det bliver vigtigt at sikre, at medarbejderne er opmærksomme på kollegernes arbejdspraksis for at sikre, at møder og samarbejde planlægges på optimale tidspunkter og kører effektivt.

En indlysende grund til at tilbyde fjernarbejde på strukturel basis er at reducere den nødvendige gulvplads og dermed spare omkostninger. Det kan også være en fornuftig strategi for at hjælpe med at opveje virkningerne af større social afstand på pladsen.

. Forskning fra UBS viser, at selv om muligheden for at arbejde hjemmefra kan bidrage til medarbejdernes velbefindende, er det ikke alle, der er lige i dette scenarie. At have et behageligt sted at arbejde hjemmefra er ikke noget, som alle har adgang til. Det kan være skadeligt for dem, der ikke har denne mulighed til rådighed.

Processer
Før vi kan (re)designe (hjemme)kontoret, er vi nødt til at stille os selv en række spørgsmål.

Hvor vellykket er vores eksisterende strategi for fjernarbejde?
Hvilke dele af vores arbejde kan ikke udføres på afstand?
På hvilken arbejdsplads er vores medarbejdere mest produktive?
Har vi brug for at overvåge vores medarbejderes arbejdsintensitet?
Hvordan opnår vi personlig kontakt på afstand og bevarer vores virksomhedskultur?
Hvordan beskytter vi strategien for mangfoldighed, retfærdighed og inklusion (DEI)?

Restrukturer hvordan arbejdet udføres
Organisationer skal identificere og fuldstændig redesigne nøgleprocesserne for hver større forretningsenhed, geografisk område og funktion, ofte med inddragelse af medarbejderne. I den forbindelse bør virksomhederne se på deres professionelle udviklingsveje (f.eks. at være fysisk til stede på kontoret i begyndelsen og arbejde eksternt senere) og de forskellige faser af projekter (f.eks. at være fysisk til stede til den indledende planlægning og arbejde eksternt til udførelsen).

Ved at blive tvunget til at arbejde eksternt eksperimenterede og lærte organisationer. De blev mere agile uden at forpligte sig til et nyt program eller manifest. De lærte at arbejde uden om det agile princip om samlokalisering. I stedet for at teammedlemmerne skulle mødes i samme rum, blev der udviklet teknologiske løsninger, så de befandt sig i det samme virtuelle rum - og daglige agile ceremonier (som standups og checkouts) kunne udføres på afstand. Dette beviser, at agile metoder gør det muligt at være produktiv på afstand.

3. Systemer og placeringer

Arbejdsgiveres' indsigt
Arbejdsgivere har ikke altid overblik over, hvordan hjemmekontoret eller den mobile arbejdsplads er indrettet. Kontorarbejdspladsen er også under forandring. Hvordan sikrer vi, at alle er i stand til at arbejde på en sund, tilfreds og sikker måde?
. Først og fremmest er det vigtigt at overveje, om ændringerne i den måde, vi arbejder på, betyder ændringer i den måde, arbejdspladserne er indrettet på. Mere fleksible arbejdspladsløsninger (Desksharing), flere mødelokaler, kreative brainstorming-rum og værktøjer, der kan bruges både hjemme og på kontoret (tastatur, mus og laptop-stativ).

. Organisationer kan skabe arbejdsområder, der er specielt designet til at understøtte den slags interaktioner, der ikke kan finde sted på afstand. Hvis det primære formål med rum i en organisation er at give plads til specifikke øjeblikke med samarbejde snarere end individuelt arbejde, bør 80 procent af kontoret så ikke være afsat til samarbejdsrum? For eksempel kan organisationer bede alle medarbejdere, der arbejder i båse og sjældent har brug for at deltage i gruppemøder, om at arbejde hjemmefra. Hvis der kun er brug for kontorplads til dem, der ikke kan arbejde hjemmefra, er kontorfællesskaber i nærheden af medarbejdernes hjem så en bedre løsning?

På fremtidens kontor vil teknologien spille en central rolle i at gøre det muligt for medarbejderne at vende tilbage til kontoret og arbejde sikkert. Organisationer bliver nødt til at styre, hvilke medarbejdere der kan komme ind på kontoret, hvornår de kan komme ind og tage deres plads, hvor ofte kontoret rengøres, om luftstrømmen er tilstrækkelig, og om de holder tilstrækkelig afstand, når de bevæger sig rundt i lokalet.

For at opretholde produktivitet, samarbejde og virksomhedskultur skal grænserne mellem at være fysisk på kontoret og være ude af kontoret forsvinde. Altid aktive videokonferencer, sømløse samarbejdsrum (f.eks. virtuelle whiteboards), både personligt og eksternt, og asynkrone samarbejds- og arbejdsmodeller vil hurtigt bevæge sig fra futuristiske ideer til standardpraksis.