Praktiske tips: Få tingene gjort

Du vil gerne have et hurtigt overblik over dine vigtigste opgaver, så du kan træffe en beslutning om, hvad du skal gøre som det næste. Når alt kommer til alt, kan det, der virker vigtigt nu, være helt anderledes om en time, med et enkelt telefonopkald. Arbejde handler ikke om at udføre alle opgaver, men om de vigtigste opgaver.


. Hvad der betyder mest, kan ikke altid forudsiges og kan ændre sig hurtigt. Getting Things Done giver dig et overblik over dine opgaver, så du lettere kan vælge, hvad din næste opgave skal være. Desuden giver det ro i sindet, fordi du løbende giver alle arbejds- og privatopgaver, som du stadig mangler at udføre, en plads i dette system.

20. Hvis arbejde eller private ting løber gennem hovedet på dig i starten af arbejdsdagen, så send dem direkte til dig selv som en opgave. Det giver luft!
21. Ved arbejdsdagens start starter du i din kalender med opgaver, der skal afleveres i dag, og derefter i e-mail-mappen This week med opgaver for den aktuelle uge. Start med den mindst sjove opgave, og få den gjort med det samme.
22. Jo mindre tid du bruger på at besvare indgående e-mails, jo bedre er din koncentration, og jo mere tid kan du bruge på vigtige opgaver.
23. Det er nødvendigt at sortere dine indgående e-mails hver dag og besvare nogle få, hvis det er nødvendigt, bagefter ("ikke for mig" og "2 minutter"!). Gør det helst mellem 13:00 og 14:00.
24. Ved fortrinsvis at arbejde med vigtige opgaver fra dagen før om morgenen og først sortere og besvare e-mail efter kl. 13.00 har du om eftermiddagen overblik til at vælge, hvad der faktisk er vigtigst.
25. For at modstå fristelsen til at svare direkte på indgående e-mails er det nødvendigt at slå alle notifikationer fra (lyde, pop-ups, synlige ikoner). Søg på Google efter “turn off email notification outlook [eller dit program]”.
26. Efter (telefon)konsultationer er der ofte lister over handlinger og løfter på papir eller i hovedet. Umiddelbart efter konsultationen er det så nødvendigt at konvertere disse lister til opgaver, som du e-mailer til dig selv. En e-mail pr. opgave. Opgaver med en deadline (løfte) hører hjemme i dagsordenen.
27. Saml post, noter eller andre fysiske ting, som kræver handling på et tidspunkt. Det kan du tage med dig under eftermiddagens ritual med e-mailbehandling. Det kan nogle gange være en hjælp at tage et billede af det og sende det til dig selv.

28. Tag et kritisk kig på din jobbeskrivelse og dit unikke bidrag til den organisation, du arbejder i. Hvad forventes der af dig på arbejdet i de kommende seks måneder? Skriv det ned i en e-mail til dig selv med titlen “Arbejdsmål.”
29. Er det ikke 100% klart for dig, hvad du skal opnå i de kommende seks måneder? Så lav straks en kalenderaftale for at afklare dette (med kolleger eller leder). Det giver straks klarhed for dig og din organisation! Del dem med dig selv via en e-mail 'Arbejdsmål'.
30. Hvad er dine passioner? Hvad vil du gerne være mere opmærksom på? Det kan være på arbejdet eller privat. Del dem med dig selv via en e-mail med titlen “My Goals.” Vær ikke for vanskelig, et par nøgleord er nok.
31. Hvad vil du gerne opnå i dit arbejde i de kommende seks måneder? Det kan være resultater, men også noget som mere kontrol over arbejdet. Skriv et par ord om dette i e-mailen til dig selv med titlen “Mine mål.”

.

32. En gang om ugen, helst en halv dag før din arbejdsuge slutter, er det tid til at tænke over kortsigtede og langsigtede prioriteter. Start med at gennemgå dine arbejdsmål og dine egne mål (de to e-mails, du har sendt til dig selv).
33. Begræns den ugentlige vedligeholdelse til højst 30 minutter, og sæt den ind som en opgave i din dagsorden. At tænke på sit arbejde tager lidt tid, men giver overblik, koncentration og endnu mere tid.
34. En gang om ugen skal du afgøre, om du kommer tættere på dine arbejdsmål og personlige mål. Hvis ikke, så lav mindst 1 opgave for at komme tættere på dem i den kommende uge.
35. Gå gennem din e-mailmappe en gang om ugen i denne uge. Slet alle afsluttede opgaver. Er der opgaver, som ikke længere er aktuelle? Slet dem, eller flyt dem til senere - måske. Gennemgå mappen senere, og find ud af, om der er opgaver, der skal flyttes til næste uge (til mappen "Denne uge").
36. En gang om ugen skal du tjekke din kalender for de næste tre uger og afgøre, om du skal oprette nye opgaver for at overholde dine kommende deadlines. Disse vil blive vist i din kalender eller i mappen 'Denne uge').

.