Takaisin

Whitepaper: Toimistotyöntekijät ovat kuin ammattiurheilijoita!

Organisaatiot saavuttavat tuloksia samalla tavalla kuin ammattiurheilijat: He käyttävät vuosia täysin omistautuneina parantamiseen, jotta he voivat loistaa tietyillä hetkillä. Tässä valkoisessa kirjassa keskitytään käytännön tapoihin, joilla organisaatiot ja niiden työntekijät voivat käyttää ammattilaisurheilusta saatuja oivalluksia parantaakseen työsuoritusta ja antaakseen työntekijöille aikaa tavoitteiden saavuttamiseen yksityiselämässään.

Kasvava paine
Tämän päivän’työntekijöihin kohdistuu paineita siitä, että heidän on tehtävä yhä enemmän työpäivän aikana. Samalla he ottavat enemmän vastuuta, joka vaatii enemmän heidän ongelmanratkaisu- ja luovia kykyjään. Miten näitä kahta asiaa voidaan käsitellä samanaikaisesti?

Ammattilaisurheilussa palautuminen on menestyksen saavuttamisen kannalta välttämätöntä. Riittävällä palautumisella urheilijat paranevat päivittäin pidempien ajanjaksojen aikana. Se on tämä jatkuvuus, joka johtaa heidän huippusuorituksiinsa. Palautumista tarvitaan kahdenlaisten harjoitusten välillä yhden harjoitusjakson aikana ja kahden saman päivän harjoitusjakson välillä. Riittämätön palautuminen johtaa edistymisen keskeytymiseen ja loukkaantumisiin.

Suorituskyvyn heikkeneminen ja lisääntyminen ammattiurheilijoilla harjoittelun ja palautumisen aikana
Ammattilaisurheilijat palautuvat fyysisen ja henkisen levon avulla. Fyysisen levon saaminen, johon kuuluu 9 tuntia unta yössä ja 90 minuutin päiväunet iltapäivällä, on myös yleinen sääntö. Palautumisaikoja sisältyy jokaiseen harjoittelupäivään, jotta nämä ammattiurheilijat voivat keskittyä täysin harjoitustensa suorittamiseen parhaan kykynsä ja voimansa mukaan. Psyykkistä lepoa, joka tarkoittaa aikaa perheelle, ystäville ja muille tärkeille elämän osa-alueille, tarvitaan takaiskujen käsittelyyn ja jaksamiseen tarpeeksi kauan, jotta tarvittavat pitkän aikavälin investoinnit kannattaisivat.

Jos siis palautuminen on niin tärkeää ammattilaisurheilijoille, mitä tämä tarkoittaa toimistotyöntekijöille?

Mitä työsuoritukselle tapahtuu, jos palautuminen on riittämätöntä?

Riittämättömän palautumisen vaikutuksia työsuoritukseen on tutkittu paljon. Esimerkiksi havaittiin, että kun tuomarit olivat työskennelleet kaksi tuntia, he eivät enää myöntäneet vangeille ehdonalaista vapauttamista, koska he kärsivät päätösväsymyksestä (Danziger, et al., 2011). Päivän alussa 65 % päätöksistä hyväksyi ehdonalaisen vapauden. Kahden tunnin kuluessa osuus putosi alle 10 prosenttiin. Toipumisajan jälkeen osuus oli jälleen 65 %:ssa Ehdonalaista vapauttamista hyväksyvien päätösten määrän vähenemistä ei voitu selittää muilla tekijöillä, kuten rikoksen vakavuudella, tuomarilla, asianajajalla tai vankilan sijainnilla. Tuomarit eivät pystyneet tekemään harkittuja päätöksiä, koska heillä ei ollut riittävästi energiaa. Sen sijaan he valitsivat turvallisemman vaihtoehdon: ei ehdonalaista vapautusta.

Tämä voidaan havaita myös tehdasympäristössä. Kaksinkertainen määrä tapaturmia tapahtuu kahden tunnin työvuoron viimeisen puolen tunnin aikana kuin ensimmäisen puolen tunnin aikana (Tucker &; Folkard, 2012).

Tämä vaikutus koskee myös näytönohjainten käyttäjiä. Heidän tarkkaavaisuutensa hiipuu 20 minuutin näyttöpäätetyöskentelyn jälkeen. Tunnin jälkeen heidän työ suorituskykynsä heikkenee alhaisemman työtahdin vuoksi tai, jos he jatkavat samalla nopeudella, he tekevät enemmän virheitä (Boksem, et al., 2005; Lorist, et al., 2000, 2005). Jos riittämätön palautuminen johtaa heikentyneeseen työsuoritukseen, voiko riittävän palautumisajan tarjoaminen parantaa työsuoritusta?

Toipumisajat
Palautumisaikojen sisällyttäminen näyttöpäätetyöskentelyyn lisää työtahtia ja vähentää virheiden määrää (Van den Heuvel, et al., 2002; Hedge, et al., 2001). Jos työntekijät poistuvat työpaikalta ja käyvät kävelyllä näiden palautumisaikojen aikana, heidän energiatasonsa nousee ja he suhtautuvat ongelmiin eri tavalla (Thayer, 2008). Tämä johtaa suurempaan luovuuteen ja parempaan ongelmanratkaisukykyyn (Oppezzo & Schwartz, 2014). Työpaikan kannalta tämä tarkoittaa, että näytön käyttäjät voivat lisätä työsuoritustaan huomattavasti poistumalla työpisteeltään kolmeksi minuutiksi tunnin välein kävelemään.

Henkinen lepo
Henkinen lepo on työntekijöille yhtä tärkeää kuin ammatti urheilijoille. Oikean vaikutuksen saavuttaminen edellyttää kuitenkin riittävän vapaa-ajan tarjoamista, jolloin työ ei ole enää työntekijän mielessä. Kun työn vaatimukset kasvavat, on tärkeää estää työntekijöitä tekemästä pidempiä työtunteja. Etätyö voi tarjota ratkaisun, koska se vähentää työmatkoja. Toisaalta päätökset jatkaa työskentelyä hieman pidempään ja keskittyä jatkuvasti työhön ovat työntekijöille vaikeampia tehdä. Toinen ratkaisu on tarkastella, miten työntekijät voisivat säästää aikaa tekemällä pieniä muutoksia.

Ajan säästäminen
On mahdollista säästää aikaa optimoimalla näyttöpäätetyöskentelyyn tarvittavia olosuhteita. Työntekijät käyttävät pöytätietokonetta, kannettavaa tietokonetta, tablettia ja/tai älypuhelinta VDU-työn tekemiseen. Päivittäisten työtuntien määrä lisääntyy, eikä tähän ole laskettu mukaan niitä tunteja, jotka käytämme näitä laitteita vapaa-ajan toimintoihin. Riittävän suuri näyttö (vähintään 19 tuumaa) on välttämätön, jotta työskentely on nopeaa. Työtahti on huomattavasti hitaampi älypuhelimella, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella niiden pienten näyttöjen vuoksi (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenere 2008).

Pienten näyttöjen lisäksi näillä laitteilla on muitakin haittoja.

Tietokoneilla kirjoittaminen on esimerkiksi paljon hitaampaa kuin tavallisella näppäimistöllä. Koska tuntopalautetta ei ole, kirjoittaminen tabletilla on 26 % hitaampaa kuin tavallisella näppäimistöllä (Chaparro, et al., 2014).
Toinen tekijä on näppäimistön väri: 80 % työntekijöistä kirjoittaa nopeammin vaalealla näppäimistöllä, jossa on tummat kirjaimet, kuin tavallisella mustalla näppäimistöllä, jossa on valkoiset kirjaimet (IJmker, 2015).
Vähemmistö työntekijöistä ei käytä näppäimistön numeerista osiota. Kompaktin näppäimistön käyttäminen vähentää ulottumaetäisyyttä näppäimistön ja hiiren välillä, joten tämä säästää aikaa.

Jos kannettavan tietokoneen jalusta nostaa kannettavan tietokoneen’näyttöä ja työntekijät käyttävät ulkoista hiirtä ja näppäimistöä, työmäärä kasvaa (tehtävästä riippuen) 17 % (Lindblad, et al., 2004) 115 %:iin ( Sommerich, et al., 2001).

Organisaatioiden ja työntekijöiden tavoitteiden yhdistäminen

Ammattilaisurheilijat varmistavat fyysisen ja henkisen palautumisensa, jotta he voivat kehittyä joka päivä ja siten loistaa ratkaisevilla hetkillä. Tämän mallin perusteella työntekijät voisivat suoriutua paremmin käymällä 3 minuutin kävelylenkin tunnin välein ja varmistamalla että he tekevät näyttöpäätetyönsä vapaasti säädettävällä, halkaisijaltaan vähintään 19 tuuman näytöllä sekä ulkoisella näppäimistöllä ja ulkoisella hiirellä. Näiden käytännön ratkaisujen hyödyntäminen mahdollistaa ylityön vähentämisen ja samalla sekä organisaatioiden että niiden työntekijöiden tavoitteiden saavuttamisen. Jos haluat tietää lisää siitä, miten näitä oivalluksia voidaan soveltaa käytännön tilanteeseen, lue alla olevat whitepaperit.