Käytännön vinkkejä: BakkerElkhuizen

Viimeistele tehtävät

Todellisuudessa meiltä vaaditaan työssä enemmän: enemmän tehtäviä, nopeampia muutoksia. Asiakkaat ja kansalaiset ovat entistä vaikutusvaltaisempia, heidän vaatimuksensa kasvavat ja muuttuvat nopeammin ajan myötä. Ja asiakkailla on usein valinnanvaraa lisääntyneen (maailmanlaajuisen) kilpailun vuoksi. Organisaatiot kutistuvat tai niiden tavoitteet kasvavat nopeammin kuin käytettävissä olevien työntekijöiden määrä. Monille ihmisille tulee sitten se piste, jossa he eivät saa kaikkea tehtyä töissä. Seurauksena voi olla, että myös yksityisasioita ei ole mahdollista "saattaa" loppuun" tyydyttävästi. Tunnistatko itsesi tässä tilanteessa?

Tehosta tehtäviä

Jos joudut tekemään enemmän kuin käytettävissäsi on, on kaksi vaihtoehtoa: työskentele pidempään tai tee valintoja tekemiesi ja tekemättä jättämiesi asioiden suhteen. Lisäksi voit ehkä tehdä työsi kätevämmin, jolloin voit säästää aikaa. Kumpi vaihtoehto miellyttää sinua eniten? Mitä haluat saavuttaa: enemmän työssä, enemmän yksityiselämässä vai enemmän tasapainoa?

Asioiden hoitaminen

Haluaisit saada nopean yleiskatsauksen tärkeimmistä tehtävistäsi, jotta voisit päättää, mitä tehdä seuraavaksi. Loppujen lopuksi se, mikä vaikuttaa tärkeältä nyt, voi olla täysin erilaista tunnissa, yhdellä puhelinsoitolla. Työssä ei ole kyse kaikkien tehtävien tekemisestä, vaan tärkeimmistä tehtävistä.

Sitä, mikä on tärkeintä, ei voi aina ennustaa ja se voi muuttua nopeasti. Getting Things Done antaa sinulle yleiskuvan tehtävistäsi, jotta voit helpommin valita, mikä on seuraava tehtäväsi. Lisäksi se johtaa mielenrauhaan, koska annat jatkuvasti kaikille työ- ja yksityistehtäville, jotka sinulla on vielä tekemättä, paikan tässä järjestelmässä.

Vinkkejä Getting Things Done -menetelmän käyttöön

Ensinnäkin on tärkeää, että jäsentelet kaikki nykyiset sähköpostisi.

Luo sähköpostiohjelmaasi 'Arkisto' -kansio tietojen tallentamista varten. Siirrä kaikki nykyiset kansiosi tähän kansioon! Luota siihen, että löydät sähköpostit helposti hakutoiminnolla.
Luo sähköpostiohjelmaasi 'Odottaa' -kansio. Tähän laitat kopiot lähetetyistä sähköposteista, joihin odotat vastausta.
Luo sähköpostiohjelmaasi 'Myöhemmin-mahdollisesti' -kansio. Tänne laitat kaikki sähköpostit, joille sinun on tehtävä jotain, mutta ei tällä viikolla. Sekä työhön että yksityisesti.

Tämän viikon tehtävät

Luo 'This Week' -kansio sähköpostiohjelmaasi. Siihen tulevat tulevan viikon tehtävät, joilla ei kuitenkaan ole selkeää päivämäärää ja kellonaikaa.
Luo sähköpostiohjelmaasi kansio '2 minuuttia'. Tähän laitat pieniä tehtäviä, jotka oletat pystyväsi hoitamaan 2 minuutissa.
Luo sähköpostiohjelmaasi kansio 'Ei minulle'. Tähän laitat sähköpostiviestit, joissa on tehtäviä, jotka on tarkoitettu muille.
Vietä tunti sähköpostien lajitteluun! Aloita heti lounaan jälkeen. 1) Voitko poistaa sen? 2) Sisältääkö se määräajan? 4) Mihin kansioon se kuuluu (ei minulle, 2 minuuttia, tällä viikolla, myöhemmin-mahdollisesti, odottamassa, arkisto).
Jos tehtävällä on selkeä määräaika (päivä tai tietty kellonaika), laita tehtävä kalenteriisi. Ei selkeää määräaikaa? siirrä sitten posti tälle viikolle (suoritettavaksi kuluvalla viikolla) tai later-maybe (ensi viikolle tai myöhemmin)
Onko sähköpostissa useita tehtävätyyppejä, esimerkiksi sekä tehtäviä itsellesi että tehtäviä, jotka haluat antaa muille? Lähetä sitten itsellesi sähköpostia useammalla sähköpostilla, jotka voit jakaa seuraavasti: ei minulle, 2 minuuttia, tällä viikolla, myöhemmin-mahdollisesti.
Jos lähetät itsellesi sähköpostia, kerro otsikossa selkeästi, mitä sinun pitää tehdä ja mahdollisesti jo nyt, mihin sähköpostikansioon se kuuluu: ei minulle, 2 minuuttia, tällä viikolla, myöhemmin-maybe, odota- up, arkisto.
Kun lähetät kysymyksiä tai pyyntöjä sähköpostitse, varmista, että nämä viestit kopioidaan "Odotan" -kansioon. Silloin sinulla on milloin tahansa käsitys keskeneräisistä kysymyksistä ja pyynnöistä.
Täyden saapuneet-kansion ollessa täynnä lajittelu voi kestää jonkin aikaa, mutta muutaman tunnin kuluttua saapuneet-kansiosi on tyhjä. Voit jakaa tämän lajittelemalla tänään 10 minuuttia vastaamatta.
Yli kuukauden vanhat sähköpostit eivät ole'kovin tärkeitä. Muuten muut olisivat jo vastanneet sinulle / olisit tehnyt sille jotain. Jos näin on, poista nämä sähköpostit, heti säästää aikaa.
Tallenna sähköpostit. Kun et vastaa kaikkiin saapuviin sähköposteihin välittömästi, luot aikaa edistyä tehtävissä, jotka olet aiemmin merkinnyt tärkeiksi. Tämä vaatii sisua, mutta on itse asiassa tapa tehdä enemmän/parempaa työtä. Onko mahdollista rajoittaa tämä enintään kolmeen kertaan päivässä? Tai jopa yhteen kertaan?
Ihanteellinen aika sähköpostien lajitteluun on heti lounaan jälkeen. Silloin keskittyminen ei ole kovin korkealla, ihanteellinen yksinkertaiseen työhön, kuten sähköpostien lajitteluun vastaamatta niihin. Ja saat välittömiä tuloksia: yleiskatsaus tyhjään postilaatikkoon.
Päässäsi pyörii kaikenlaisia tehtäviä, työ- ja yksityistehtäviä? Kirjoita ne ylös ja varmista lopulta, että ne näkyvät kalenterissasi (jos on olemassa määräaika) tai postilaatikossasi sähköpostina.
Sähköpostin lajittelun jälkeen tarkista, onko siellä vielä tehtäviä ääniviesteistä, tekstiviesteistä ja mahdollisista muista työelämän viestintäkanavista, kuten Skypestä. Käsittele myös nämä kalenterimerkinnöiksi tai sähköposteiksi, joita voit käsitellä.
Sähköpostien lajittelun jälkeen käsittele ensin 'ei minulle' -tehtävät. Laita itsesi (B)CC:hen, jotta voit siirtää nämä sähköpostit 'odottelen' -kansioon myöhemmin.
Jos sähköpostin käsittelyyn varattuun aikaan jää aikaa, käsittele 'ei minulle' -kansiosta tulevat sähköpostit '2 minuuttia' -kansiosta 'ei minulle' -kansiosta. Tee nopeat mittaukset.

Työpäivän tehtävien järjestys

Jos työ- tai yksityisasiat pyörivät mielessäsi työpäivän alkaessa, lähetä ne sähköpostitse suoraan itsellesi tehtäväksi. Se hengittää!
Työpäivän alkaessa aloitat agendastasi tänään erääntyvät tehtävät ja sitten sähköpostikansiosta Tämä viikko, joka sisältää kuluvan viikon tehtävät. Aloita vähiten hauskasta tehtävästä ja tee se heti.
Mitä vähemmän aikaa käytät saapuviin sähköposteihin vastaamiseen, sitä paremmin voit keskittyä ja sitä enemmän aikaa voit käyttää tärkeisiin tehtäviin.
Tulevia sähköposteja on lajiteltava joka päivä ja vastattava tarvittaessa muutamaan jälkeenpäin ("ei minulle" ja "2 minuuttia"!). Tee tämä mieluiten klo 13:00 ja 14:00 välillä.
Työskentelemällä mieluiten edellisen päivän tärkeiden tehtävien parissa aamulla ja lajittelemalla ja vastaamalla sähköposteihin vasta klo 13:00 jälkeen, sinulla on iltapäivällä yleiskatsaus valita, mikä on todella tärkeintä.
Jotta vastustat kiusausta vastata suoraan saapuviin sähköposteihin, on tarpeen kytkeä kaikki ilmoitukset (äänet, ponnahdusikkunat, näkyvät kuvakkeet) pois päältä. Etsi Googlesta hakusanalla “sammuta sähköposti-ilmoitukset outlook [tai ohjelmasi]”.
(Puhelin)neuvottelujen jälkeen on usein paperilla tai päässäsi listoja toimenpiteistä ja lupauksista. Nämä listat on sitten heti konsultaation jälkeen muutettava tehtäviksi, jotka lähetät itsellesi sähköpostitse. Yksi sähköposti per tehtävä. Tehtävät, joilla on määräaika (lupaus), kuuluvat esityslistalle.
Kerää posti, muistiinpanot tai muut fyysiset asiat, jotka vaativat toimia yhdessä vaiheessa. Voit ottaa tämän mukaan iltapäivän sähköpostien käsittelyrituaaliin. Käsittelystä voi joskus olla apua ottamalla siitä kuvan ja lähettämällä sen itsellesi sähköpostitse.

Kaikki alkaa ja päättyy siihen, miksi

Katso kriittisesti työnkuvaustasi ja ainutlaatuista panostasi organisaatioon, jossa työskentelet. Mitä sinulta odotetaan työssä seuraavien kuuden kuukauden aikana? Kirjoita tämä itsellesi sähköpostiviestiin otsikolla “Työtavoitteet.”
Ei sinulle ole 100-prosenttisesti selvää, mitä sinun on saavutettava tulevien kuuden kuukauden aikana? Sovi sitten välittömästi kalenteriin tapaaminen tämän selvittämiseksi (kollegoiden tai esimiehen kanssa). Näin saat välittömästi selkeyttä itsellesi ja organisaatiollesi! Jaa ne itsellesi sähköpostitse 'Työtavoitteet'.
Mitä ovat intohimosi? Mihin haluaisit kiinnittää enemmän huomiota? Tämä voi olla työssä tai yksityisesti. Jaa ne itsellesi sähköpostitse otsikolla “Omat tavoitteet.” Älä ole liian vaikea, muutama avainsana riittää.
Mitä haluaisit saavuttaa työssäsi seuraavan puolen vuoden aikana? Nämä voivat olla tuloksia, mutta myös jotain sellaista kuin työn parempi hallinta. Sisällytä muutama sana tästä itsellesi osoitettuun sähköpostiin otsikolla “Tavoitteeni.”

Viikoittainen huolto

Kerran viikossa, mieluiten puoli päivää ennen työviikon loppua, on aika miettiä lyhyen ja pitkän aikavälin prioriteetteja. Aloita käymällä läpi työtavoitteesi ja omat tavoitteesi (ne kaksi sähköpostia, jotka lähetit itsellesi).
Rajoita viikoittainen ylläpito enintään 30 minuuttiin ja laita se tehtäväksi asialistallesi. Työsi miettiminen vie hieman aikaa, mutta antaa yleiskuvan, keskittymisen ja vielä enemmän aikaa.
Määritä kerran viikossa, oletko pääsemässä lähemmäs työtavoitteitasi ja henkilökohtaisia tavoitteitasi. Jos et, luo vähintään 1 tehtävä, jolla pääset lähemmäksi niitä tulevalla viikolla.
Käy läpi sähköpostikansiosi kerran viikossa Tällä viikolla. Poista kaikki tehdyt tehtävät. Onko tehtäviä, jotka eivät ole enää ajankohtaisia? Poista ne tai siirrä ne myöhemmäksi - ehkä. Tarkastele kansiota myöhemmin-mahdollisesti ja määritä, pitäisikö jokin tehtävä siirtää seuraavalle viikolle ("Tämä viikko" -kansioon).
Kerran viikossa tarkista kalenterisi seuraavien kolmen viikon ajalta ja määritä, tarvitseeko sinun luoda uusia tehtäviä, jotta voit noudattaa tulevia määräaikoja. Nämä näkyvät kalenterissasi tai 'Tämä viikko' -kansiossa.

Jatka työn hillitsemistä

Jos haluat blokata asialistallesi, kuinka paljon aikaa tehtävät vievät, jaa tehtävät, jotka vievät yli 1 tunnin, kahteen tai useampaan tehtävään (esimerkiksi uutiskirje 50 % valmis ja uutiskirje 100 % valmis. Tee siis 2 tai useampi tehtävä. 1. osa on valmis, voit nähdä, oletko vielä aikataulussa 2. osan arvioidun ajan suhteen. Jos ei, sinulla on mahdollisuus ilmoittaa vastaanottajalle, että se tulee myöhemmin.
Aikata vähintään 20 % työpäivästäsi vapaaksi odottamattomia tapahtumia varten. Kyse ei aina ole siitä, ettet saavuta määräaikaa. Kyse on siitä, että työsi vastaanottaja pitää tilanteen hallinnassa. Mitä aikaisemmin ilmoitat, että jokin asia ei onnistu, sitä paremmin vastaanottaja hallitsee tilannetta.
Onko vaikeuksia nukahtaa, koska työtehtävät pyörivät päässäsi? Tarjoa kynä ja paperia ja kirjoita tehtävät heti ylös. Seuraavana päivänä laitat ne päiväjärjestykseesi (jos on määräaika) tai lähetät ne itsellesi sähköpostitse. (tällä viikolla – myöhemmin/mahdollisesti – ei minun kohdallani).
Työskentele tehokkaammin. Kävelemällä 3 minuuttia tunnin välein ja siten siirtymällä pois työpöydältäsi, alennat kehon stressitasoa. Näin voit paremmin irrottautua työstäsi ja tulla luovemmaksi.
Jos olet menettänyt hallinnan päässäsi joksikin aikaa, voit aktiivisesti palauttaa sen kävelemällä 5-10 minuuttia. Poimi sitten Get Things Done -vinkit uudelleen, jotta saat itsesi takaisin raiteille (agenda, tällä viikolla).
Tehtävät, jotka vaativat syvää keskittymistä, kannattaa tehdä aamulla. Luovuutta vaativat tehtävät on helpointa tehdä iltapäivällä.
Onko sinulla vähän energiaa ja sinulla on vaikeuksia valita tehtävää tämän viikon tehtävistä'än? Kokeile sitten luovuuttasi enemmän vaativaa tehtävää, kuten lyhyttä aivoriiheä.
Kasvaako työmäärä Getting Things Done -ohjelman soveltamisesta ja (kävely)taukojen pitämisestä huolimatta? Sovi heti tapaaminen kollegan kanssa keskustellaksesi ongelmista ja pyytääksesi apua.
Kasvaako työmäärä Getting Things Done -ohjelman soveltamisesta ja (kävely)taukojen pitämisestä huolimatta? Tee esimiehellesi ehdotus, johon hän voi vastata kyllä tai ei. Laita tehtäviä, jotka antavat sinulle energiaa, omaan tehtäväpakettiisi ja keksi ratkaisuja tehtäviin, joita et enää pysty tekemään.
Jos jokin tehtävä maksaa sinulle energiaa ja kollega antaa energiaa, onko mahdollista, että tämä kollega tekee kyseisen tehtävän? Tee ehdotus esimiehellesi.