Työpöydän jakaminen

Aikana, jolloin työskennellään kokonaan kotona, on vaikea kuvitella, että palaisimme osittain takaisin toimistoon.

Työtehtävistäsi, paikalla olevista kollegoistasi ja yhteydenpidon määrästä riippuen työskentelet vuorotellen kotona ja toimistossa. Toimisto uutena kokoontumispaikkana. Kahvinkeitin 2.0.

Olemme oppineet, että voimme keskittyä kotona. Kokoukset pidetään digitaalisesti. Siitä huolimatta live-keskustelut ilman näyttöä ovat tehokkaampia. Toimistossa vietetyt päivät näyttävät myös erilaisilta – kokouksesta työpaikalle, jota seuraa inspiraatio- tai valmennustilaisuus. Ideoiden pomppiminen toisistaan ja työn tekeminen tietokoneen takana kokousten välillä.

Aiemmin käytimme usein henkilökohtaista, kiinteää työpistettä tai olimme jo ottaneet askeleen joustaviin työpisteisiin. 'The Hybrid Office':ssa jaamme työpisteitä useammin, mikä tunnetaan myös nimellä Desk sharing.

Mitä on työpöydän jakaminen?

Työpöydän yhteiskäytössä työntekijät jakavat työpöytänsä muiden kanssa sen sijaan, että jokaiselle työntekijälle olisi varattu kiinteä työpöytä. Työntekijä voi varata vapaan työpöydän, ja kun hän on valmis, hän voi jättää työpöydän ja toinen voi käyttää sitä.

Työpöytien yhteiskäytön motiivina on parempi tilankäyttö ja organisaatiolle aiheutuvien kustannusten alentaminen.

Työntekijöiden osalta tavoitteena on poistaa jokapäiväinen toistuva käsite. Työpisteiden yhteiskäyttö tarjoaa joustavuutta, jota molemmat osapuolet tarvitsevat toimiakseen paremmin ja luodakseen myönteisen, terveen työkulttuurin.

Työpöydän yhteiskäytön edut ja haitat

Jos raja tehokkaan työpöydän jakamisen ja työyhteisön häiriöiden välillä on niin ohut, miksi ottaa riski? Yksinkertaista. Onnistuneen työpöydän jakamisen edut ovat suuremmat kuin haitat.

Hyödyt

Säästää tilaa ja vähentää organisaation kustannuksia
Luo uusia mahdollisuuksia kollegoiden väliseen yhteistyöhön
Lisää yrityksen ja työntekijöiden joustavuutta
Tukee joustavaa työvoimaa (etätyöntekijät, osa-aikaiset, freelancerit)
Edistää sosiaalista työympäristöä
Kannustaa työntekijöitä olemaan siistimpiä ja puhtaampia
Tasoittaa toimiston toimintaedellytyksiä ja luo tasa-arvoa

Haitat

Persoonallisen, yksityisen tilan puute työntekijöille
Johtavat useampiin häiriöihin työssä
Tuo haasteita tietotekniikalle ja sitä tukevalle infrastruktuurille
Työntekijöillä kestää kauemmin asettua aloilleen ja päästä töihin
Suosii reviirien muodostumista

Jos niitä hallitaan hyvin, haitat on helppo minimoida tai poistaa kokonaan. On olemassa valtava kannustin saada jaetut toimistojärjestelyt toimimaan.

Työpöydän yhteiskäytön onnistunut käyttöönotto ei ole yli-inhimillinen saavutus, vaan kyse on yksityiskohtien huomioimisesta.

Tässä muutamia vinkkejä hyvään siirtymiseen jaettuihin työpöytiin:

Varmista, että työntekijät ovat mukana. Selitä hyödyt ja puutu huolenaiheisiin myönteisten tunteiden edistämiseksi.
Käsittele aktiivisesti työntekijöiden huolenaiheita. Kohdista kipupisteet innovatiivisilla ratkaisuilla ja esittele ne. Vastuullinen seuranta voi helpottaa sopeutumista.
Määrittele tarvittavien työpöytien määrä ja budjetoi reilusti. Ota huomioon työntekijöiden määrä, heidän mahdolliset työvuoronsa ja muut muuttujat, jotka vaikuttavat käyttöasteeseen. Kustannusten leikkaaminen voi tuntua vastenmieliseltä, mutta ylimääräiset työpöydät varmistavat, että jokaisella on yksi työpöytä ruuhka-aikoina.
Valmistakaa ohjeet jaetun toimiston etikettiä varten. Näin voidaan ehkäistä huonoja tapoja ennen kuin ne ilmenevät. Se on hyvä keino antaa suuntaa sille, mitä työntekijät voivat odottaa uudelta asettelulta.
Muutosta vähitellen. Jos koko toimisto muuttuu viikossa, työntekijät eivät pysty vaihtamaan tai sopeutumaan. Määritä kiinteä määrä työpöytiä, jotka muutetaan tietyn ajan kuluessa, ja aloita siirtyminen hitaasti. Se on vähemmän äkillistä ja antaa työntekijöille aikaa sopeutua.
Luo vaihtelua työpöytätyyppeihin ja -paikkoihin sekä lisätyöpisteitä jaettujen työpöytien ulkopuolelle. Työntekijöiden ei pitäisi tuntea olevansa ahtaalla tilan puutteen vuoksi. Tarjoa vaihtoehtoja käyttöasteen parantamiseksi.
Vallan siirtäminen toimistopäällikölle tai laitosjohtajalle. Keskusviranomaisen luominen riitoja ja kysymyksiä varten tarjoaa työntekijöille ulospääsyn mahdollisiin epäselvyyksiin.
>
Luo suppilo yhteisiä työpaikkoja koskevaa palautetta varten. Mistä työntekijät pitävät tai eivät pidä? Mikä ei vastaa heidän tarpeitaan tai odotuksiaan? Miten järjestelyjä voidaan parantaa? Tee järjestelyistä pysyvä foorumi.

Vältä työpöydän jakamisen sudenkuopat

Jaettujen toimistojen sudenkuopat ovat pieniä, mutta ratkaisevia. Huonosti toteutetut toimintatavat kaatavat työympäristön keskeiset pilarit: tuottavuuden, kulttuurin ja viihtyvyyden. Hyvä toteutus on yksi avaintekijöistä, samoin kuin jatkuva parantaminen, työntekijöiden johdonmukainen mielipide ja asiaankuuluvien suuntausten tunnistaminen. Yhdessä ne pitävät menestyksen Deskin jakamisen varassa.

Työpöytien yhteiskäyttö on todistetusti myönteinen työpaikkajärjestely, joka tarjoaa mitattavissa olevia etuja. Sen hyödyntämiseksi on luotava oikea perusta ja vältettävä useita sudenkuoppia, jotka voivat upottaa tämän konseptin ennen kuin se ehtii tuottaa arvoa.

Ratkaisumme

Hybridityöntekijöiden, joilla on joustava työpiste toimistossa, on voitava mukauttaa työpiste nopeasti ja helposti tarpeidensa mukaan. Kotona he voivat valita yksilöllisen työpisteen tai liikkuvan työskentelyn.

Heillä on käytössään liikkuvat työvälineet, kuten näppäimistö ja hiiri, sekä jaettu työpöytä, jossa on seuraavat vaihtoehdot: