De tre grunnpilarene i hybridarbeid

Kultur og lederskap

Kultur og samarbeid
. Et av spørsmålene vi må stille oss, er: "Hvordan ser vår fremtidige bedriftskultur ut, og hvordan skaper vi den?". Organisasjoner må tenke på verdiene og kulturen, og på samspillet, praksisen og ritualene som fremmer denne kulturen. Et selskap som fokuserer på talentutvikling, bør for eksempel spørre seg om de mentorøyeblikkene som finner sted på kontoret, kan videreføres spontant i en digital verden. Andre praksiser kan rekonstrueres og forbedres slik at organisasjonen skaper og opprettholder det fellesskapet og den kulturen den ønsker. Omformingen og rekonstruksjonen av prosesser og praksiser vil danne grunnlaget for en forbedret driftsmodell som får mest mulig ut av både kontorarbeid og fjernarbeid.

.
. Et siste spørsmål er hvor viktig samarbeid og teamarbeid er i organisasjonen. Ved å svare på disse spørsmålene kan organisasjonen bedre avgjøre hvordan hybridmodellen skal settes opp.

. Coaching og bedriftshelse
Helse er direkte knyttet til medarbeidernes kreativitet og produktivitet. For tiden er det en nedadgående helsetrend basert på den praksisen vi tar i bruk som et resultat av å jobbe hjemmefra.
Hjemme og på kontoret jobber vi på ukjente arbeidsplasser som ikke er utformet for å møte individuelle behov slik de en gang var. Kan vi lære folk hvordan de kan utforme arbeidsplassene sine slik at de kan føle seg komfortable i fremtiden?

Ergonomi på dataarbeidsplassen

Vi har ikke lenger den oversikten og kontrollen over arbeidsmiljøet som vi en gang hadde, og derfor er det mye vanskeligere å sikre at de ansatte tar hensyn til ergonomien. For å implementere en strukturell og effektiv politikk på dette området må vi tenke på tapet av coaching og bedriftshelse som normalt fant sted på fysiske arbeidsplasser. Coaching og stimulering av personlig ansvar og fjernovervåking av bedriftshelsen er i ferd med å bli en ny standard.

Organisasjon

Arbeidsplasser
Når kontorene får lov til å ta imot ansatte, gjør Hybrid Working-modellen det mulig for arbeidsgivere å være mer fleksible med hensyn til fjernarbeidsordninger. Kommunikasjon, åpenhet og planlegging blir avgjørende, og det blir vanlig at folk ønsker å jobbe hjemmefra én eller flere dager i uken. Det blir viktig å sørge for at de ansatte er klar over kollegenes arbeidspraksis for å sikre at møter og samarbeid planlegges på optimale tidspunkter og gjennomføres effektivt.

. En åpenbar grunn til å tilby fjernarbeid på strukturell basis er å redusere arealbehovet og dermed spare kostnader. Dette kan også være en fornuftig strategi for å motvirke effekten av større sosial avstand på plassbehovet.

. Undersøkelser fra UBS viser at selv om det å tilby muligheten til å jobbe hjemmefra kan bidra til de ansattes trivsel, er ikke alle like gode i dette scenariet. Å ha et komfortabelt sted å jobbe hjemmefra er ikke noe alle har tilgang til. Dette kan være skadelig for dem som ikke har denne muligheten tilgjengelig.

Prosesser
. Før vi kan (re)designe (hjemme)kontoret, må vi stille oss selv en rekke spørsmål.

Hvor vellykket er vår eksisterende strategi for fjernarbeid?
Hvilke deler av arbeidet vårt kan ikke utføres eksternt?
På hvilken arbeidsplass er våre ansatte mest produktive?
Må vi overvåke arbeidsintensiteten til medarbeiderne våre?
Hvordan oppnår vi personlig kontakt på avstand og opprettholder bedriftskulturen vår?
Hvordan beskytter vi strategien for mangfold, likestilling og inkludering (DEI)?

Restrukturere hvordan arbeidet utføres
Bedriftene må identifisere og fullstendig redesigne nøkkelprosessene for hver større forretningsenhet, hvert geografiske område og hver funksjon, ofte med involvering av de ansatte. I den forbindelse bør bedriftene se på de ansattes profesjonelle utviklingsløp (f.eks. å være fysisk til stede på kontoret i begynnelsen og jobbe eksternt senere) og de ulike fasene i prosjektene (f.eks. å være fysisk til stede for den innledende planleggingen og jobbe eksternt for gjennomføringen).

. Ved å bli tvunget til å jobbe eksternt eksperimenterte og lærte organisasjoner. De ble mer smidige, uten å forplikte seg til et nytt program eller manifest. De lærte hvordan de kunne omgå det smidige prinsippet om samlokalisering. I stedet for at teammedlemmene møttes i samme rom, ble det utviklet teknologiske løsninger som gjorde at de befant seg i samme virtuelle rom - og daglige agile seremonier (som standup og utsjekking) kunne gjennomføres på avstand. Dette beviser at smidige metoder gjør det mulig å være produktiv på avstand.

3. Systemer og lokasjoner

Arbeidsgivernes innsikt
Arbeidsgivere har ikke alltid oversikt over hvordan hjemmekontoret eller den mobile arbeidsplassen er utformet. Kontorarbeidsplassen er også i endring. Hvordan sikrer vi at alle kan jobbe på en sunn, fornøyd og trygg måte?

. Først og fremst er det viktig å vurdere om endringene i måten vi arbeider på, innebærer endringer i måten arbeidsplassene er innredet på. Mer fleksible arbeidsplassløsninger (Desksharing), flere møterom, kreative brainstormingsplasser og verktøy som kan brukes både hjemme og på kontoret (tastatur, mus og stativ til bærbar PC).

. Organisasjoner kan skape arbeidsområder som er spesielt utformet for å støtte den typen interaksjon som ikke kan finne sted på avstand. Hvis det primære formålet med arbeidsplassene i en organisasjon er å skape rom for samarbeid i stedet for individuelt arbeid, burde ikke da 80 prosent av kontorarealet være viet til samarbeidsområder? Organisasjoner kan for eksempel be alle ansatte som jobber i båser og sjelden har behov for å delta i gruppemøter, om å jobbe hjemmefra. Hvis det bare er behov for kontorlokaler for dem som ikke kan jobbe hjemmefra, er det da en bedre løsning med kontorfellesskap i nærheten av de ansattes hjem?

. På fremtidens kontor vil teknologien spille en sentral rolle når det gjelder å gjøre det mulig for medarbeiderne å komme tilbake til kontoret og jobbe trygt. Organisasjonene må kunne styre hvilke ansatte som kan komme inn på kontoret, når de kan komme inn og ta plass, hvor ofte kontoret rengjøres, om luftstrømmen er tilstrekkelig og om de holder nok avstand når de beveger seg rundt i lokalet.

For å opprettholde produktiviteten, samarbeidet og bedriftskulturen må grensene mellom det å være fysisk på kontoret og det å være utenfor kontoret forsvinne. Videokonferanser som alltid er på, sømløse samarbeidsrom (for eksempel virtuelle tavler), både personlig og eksternt, og asynkrone samarbeids- og arbeidsmodeller vil raskt gå fra å være futuristiske ideer til standard praksis.