Het komt veel voor dat de wederzijdse verwachtingen van medewerkers en werkgevers onvoldoende helder zijn. Te hoge of onrealistische verwachtingen kunnen het herstel van medewerkers in de weg staan. Daarom helpt het als werkgever en medewerker duidelijke afspraken maken over de wederzijdse verwachtingen. Het gaat om vragen als:
- Hoe zijn de werktijd en pauzes ingericht?
- Hoe ziet de beschikbaarheid eruit?
- Wordt verwacht dat de medewerker (veel) overwerkt?
- Is er mogelijkheid tot extra hersteltijd na een drukke, stressvolle periode?
- Wordt verwacht dat de medewerker ’s avonds, in het weekend en tijdens vakanties (altijd) bereikbaar is?
- Wanneer is men tevreden over mijn inspanningen en resultaat? Wanneer ben ik tevreden?
- Wat zijn de verwachtingen en eisen aan mijn professionele ontwikkeling?
- Sluiten de verwachtingen aan bij de kennis, kunde en kwaliteiten van de medewerker?
5. Behoud en bevorder de autonomie
Uit onderzoek is bekend dat mensen invloed en controle over hun werk nodig hebben om gezond te blijven (Choi, et al., 2011). Het gaat dan over de manier waarop het werk gedaan wordt, of er pauzes kunnen worden gehouden en of een praatje met collega’s kan worden gemaakt.
Een productiemedewerker moet het werk doen binnen een bepaalde tijd en kan niet delegeren. Medewerkers die een hoge werkdruk ervaren, maar wel zelf kunnen (mee-) beslissen over de uitvoering, de volgorde en het tempo waarin ze hun taak moeten doen, melden minder vaak vermoeidheidsklachten. Daarnaast bevordert het kunnen meebeslissen over verlof en werktijden ook het afnemen van het aantal vermoeidheidsklachten. Dat komt omdat medewerkers dan hun werklast beter kunnen verdelen (CBS, 2020).
Tijdschrijven lijkt efficiënt, maar neemt de hersteltijd en creativiteit van mensen af. De ruimte voor ontspanning wordt als het ware uit de agenda gehaald. Mensen gaan zich werk-robots voelen en gaan zich ook als zodanig gedragen (Marqueze et al., 2016).
6. Plan ‘luchtgaten’, ook bij online overleggen
Een werkdag is effectief als er 6-7 uur productieve tijd is (Loannides & Mavroudeas, 2020). De overige 1 à 2 uur zijn mensen kwijt aan werkorganisatie en zelfzorg; denk aan (mini)pauzes, naar het toilet gaan, schakelen van de ene naar de andere activiteit. Houd ook in de planning rekening met dit soort ‘luchtgaten’. Bovendien kan een planning die rekening houdt met onverwachte gebeurtenissen, de werkstress verlagen.
Door de coronacrisis zien we medewerkers die hun dagen helemaal hebben volgepland met online meetings. Gesprekken die voorheen op de werkplek of even tussendoor op de gangen en bij de koffieautomaat plaatsvonden, verlopen nu via de computer. Hierdoor zitten mensen van ’s ochtends vroeg tot laat in de middag achter hun beeldscherm. Aan mensen die dit herkennen wordt geadviseerd om bewust ‘meeting-vrije’ tijd in te plannen; bijvoorbeeld géén online meetings voor 09:00 uur, tussen 12:00 en 13:00 uur en na 16:30 uur.
Als het om één-op-één gesprekken gaat, kun je ter afwisseling ook zo nu en dan ‘wandelbellen’ (met de telefoon en oordopjes in naar buiten en wandelend het gesprek voeren).
7. Geef mensen voldoende goed licht
Goede verlichting is in meerdere opzichten belangrijk voor de computerwerkplek. Lichtomstandigheden hebben niet alleen invloed op ons fysieke comfort bij het werken op schermen, maar hebben ook een grote impact op ons welzijn en onze prestaties.
Er zijn goede lichtomstandigheden als er geen storende reflecties en schitteringen zijn, als er geen vals contrast is en als de helderheid goed is. Ook is het belangrijk dat zowel horizontale als verticale verlichting van het gehele werkgebied aanwezig is. Aanpassing aan slechte lichtomstandigheden leidt vaak tot vermoeide ogen, hoofdpijn en vermoeidheid. Bovendien volgt iedereen het circadiane ritme, ook wel de slaap-waakcyclus genoemd. Dit wordt grotendeels bepaald door natuurlijk daglicht.
Bij conventionele, kunstmatige verlichting ontbreekt deze regelmatige lichtprikkel en kan de hormoonafgifte in ons lichaam in de war raken. Naast concentratieverlies, stress en problemen met inslapen, kan dit langdurige psychische aandoeningen in de hand werken.
Biodynamisch licht moet meer worden gebruikt om psychologische gevaren te voorkomen.
Dit is licht dat de daglichtcyclus volgt en past de kleurtemperatuur en helderheid van natuurlijk daglicht in de loop van de dag aan, en regelt zo het zogenaamde circadiane ritme. Dit zorgt voor een uitgebalanceerd dag-nachtritme voor mensen. Zelfs seizoensgebonden depressie (SAD) wordt tegengegaan met biodynamisch licht omdat het het licht geeft dat mensen missen tijdens de donkere wintermaanden. Kantoormedewerkers kunnen over het algemeen veel beter geholpen worden met individueel "energiebeheer" en het “regenereren”.