Współdzielenie biurek

W zależności od zadań, współpracowników i stopnia kontaktu, będziesz na przemian pracować w domu i w biurze. Biuro jako nowe miejsce spotkań. Ekspres do kawy 2.0.

Nauczyliśmy się, że możemy skoncentrować się w domu. Spotkania odbywają się cyfrowo. Niemniej jednak dyskusje na żywo, bez ekranu, są bardziej efektywne. Dni spędzane w biurze również będą wyglądać inaczej – od spotkania do miejsca pracy, po którym następuje sesja inspiracji lub coachingu. Odbijanie pomysłów od siebie nawzajem i wykonywanie pracy za komputerem między spotkaniami.

W przeszłości często korzystaliśmy z osobistego, stałego miejsca pracy lub już zrobiliśmy krok w kierunku elastycznych stanowisk pracy. W 'The Hybrid Office' będziemy częściej dzielić się stanowiskami pracy, znanymi również jako Desk sharing.

Jeśli granica między efektywnym współdzieleniem biurka w pracy a zakłócaniem pracy jest tak cienka, to po co ryzykować? To proste. Zalety udanego rozwiązania desk-sharingu przeważają nad wadami.

Korzyści

• Oszczędność miejsca i redukcja kosztów dla organizacji
• Tworzy nowe możliwości współpracy między współpracownikami
• Zwiększa elastyczność firmy i pracowników
• Wspiera elastyczną siłę roboczą (zdalną, w niepełnym wymiarze godzin, freelancerów)
• Promuje społeczne środowisko pracy
• Zachęca pracowników do dbania o porządek i czystość
• Wyrównuje szanse w biurze i tworzy równość

Wady

• Brak osobistej, prywatnej przestrzeni dla pracowników
• Prowadzi do większej liczby zakłóceń w pracy
• Tworzy wyzwania dla IT i infrastruktury wspierającej
• Pracownicy potrzebują więcej czasu na zaaklimatyzowanie się i rozpoczęcie pracy
• Promuje tworzenie terytoriów

Jeśli są dobrze zarządzane, wady można łatwo zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. Istnieje ogromna zachęta do tego, aby wspólne biura działały.

Oto kilka wskazówek dotyczących dobrego przejścia na biurka współdzielone:
 

• Upewnij się, że pracownicy są na pokładzie. Wyjaśnij korzyści i rozwiń obawy, aby zachęcić do pozytywnego nastawienia.
   
• Aktywnie rozwiązuj obawy pracowników. Ukierunkuj punkty bólu na innowacyjne rozwiązania i zaprezentuj je. Odpowiedzialne monitorowanie może ułatwić dostosowanie.
   
• Określ liczbę wymaganych biurek i zaplanuj budżet. Weź pod uwagę liczbę pracowników, ich pracę zmianową i inne zmienne wpływające na obłożenie. Cięcie kosztów może wydawać się sprzeczne z intuicją, ale dodatkowe biurka zapewniają, że każdy ma jedno w godzinach szczytu.
  
• Ustal wytyczne dotyczące etykiety we wspólnym biurze. Może to zapobiec złym nawykom, zanim się ujawnią. Jest to dobry sposób na nadanie tonu temu, czego pracownicy mogą oczekiwać od nowego układu.
  
• Zmieniaj stopniowo. Jeśli całe biuro zmieni się w ciągu tygodnia, pracownicy nie będą w stanie się przestawić ani dostosować. Wyznacz stałą liczbę biurek, które mają zostać przekształcone w określonym czasie i rozpocznij przejście powoli. Jest to mniej gwałtowne i daje pracownikom czas na dostosowanie się.
  
• Stwórz różnorodne typy i lokalizacje biurek, a także dodatkowe stanowiska pracy poza biurkami współdzielonymi. Pracownicy nie powinni czuć się ograniczeni brakiem przestrzeni. Oferuj opcje poprawiające wskaźniki obłożenia.
   
• Przekazanie uprawnień kierownikowi biura lub kierownikowi obiektu. Stworzenie centralnego organu zajmującego się sporami i pytaniami oferuje pracownikom ujście dla wszelkich niejasności, które mogą się pojawić.
   
• Stwórz lejek do zbierania informacji zwrotnych na temat wspólnych miejsc pracy. Co pracownicy lubią, a czego nie? Co nie spełnia ich potrzeb lub oczekiwań? Jak można poprawić ustalenia? Przekształć ustalenia w stałe forum.