Powrót

Whitepaper: Pracownicy biurowi są jak zawodowi sportowcy!

Organizacje osiągają wyniki w taki sam sposób, jak zawodowi sportowcy: Poświęcają oni całe lata na doskonalenie się w celu osiągnięcia doskonałości w określonych momentach. Niniejszy dokument koncentruje się na praktycznych sposobach, w jaki organizacje i ich pracownicy mogą wykorzystać spostrzeżenia zaczerpnięte z zawodowego sportu, aby poprawić wydajność pracy i dać pracownikom czas na osiągnięcie celów w ich życiu prywatnym.

Coraz większa presja
Współcześni pracownicy stoją pod presją konieczności wykonywania coraz większej liczby zadań w ciągu dnia pracy. Jednocześnie przyjmują na siebie coraz więcej obowiązków, które wymagają od nich większych umiejętności rozwiązywania problemów i kreatywności. Jak można sprostać tym dwóm wyzwaniom jednocześnie?
W sporcie zawodowym regeneracja jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Dzięki wystarczającej regeneracji sportowcy osiągają codzienne postępy w dłuższych okresach czasu. To właśnie ta ciągłość prowadzi do ich szczytowych osiągnięć. Regeneracja jest konieczna między dwoma rodzajami ćwiczeń w ramach jednej sesji treningowej oraz między dwiema sesjami treningowymi tego samego dnia. Niewystarczająca regeneracja prowadzi do przerw w postępach i kontuzji.

Spadek i wzrost wydajności zdolności wśród profesjonalnych sportowców podczas treningu i regeneracji
Zawodowi sportowcy regenerują się poprzez odpoczynek fizyczny i psychiczny. Odpoczynek fizyczny, który obejmuje 9 godzin snu w nocy i 90-minutową drzemkę po południu, jest również ogólną zasadą. Czasy regeneracji są uwzględniane w każdym dniu treningu, dzięki czemu ci zawodowi sportowcy mogą całkowicie skupić się na wykonywaniu ćwiczeń z najlepszą siłą i możliwościami. Odpoczynek psychiczny w postaci czasu dla rodziny, przyjaciół i innych ważnych aspektów życia jest niezbędny, aby poradzić sobie z powodzeniami i trwać wystarczająco długo, aby niezbędne długoterminowe inwestycje były opłacalne.
Jeśli więc regeneracja jest tak ważna dla profesjonalnych sportowców, co to oznacza dla pracowników biurowych?

Co dzieje się z wydajnością pracy przy niewystarczającej regeneracji?

Przeprowadzono wiele badań dotyczących wpływu niewystarczającej regeneracji na wydajność pracy. Stwierdzono na przykład, że po dwóch godzinach pracy sędziowie nie przyznawali już więźniom zwolnień warunkowych, ponieważ cierpieli na zmęczenie decyzyjne (Danziger i in., 2011). Na początku dnia 65% decyzji zatwierdzało zwolnienie warunkowe. W ciągu dwóch godzin odsetek ten spadł do poniżej 10%. Po powrocie do stanu wyjściowego wskaźnik ten wzrósł do 65%. Zmniejszenia liczby decyzji o zwolnieniu warunkowym nie można było wyjaśnić innymi czynnikami, takimi jak powaga przestępstwa, sędzia, prawnik czy lokalizacja zakładu karnego. To brak energii sprawił, że sędziowie nie byli w stanie podejmować przemyślanych decyzji. Zamiast tego wybierali bezpieczniejszą opcję: brak zwolnienia warunkowego.

Można to również zaobserwować w środowisku fabrycznym. Dwa razy więcej wypadków zdarza się podczas ostatniej półgodziny dwugodzinnej zmiany niż podczas pierwszej półgodziny (Tucker & Folkard, 2012).
Efekt ten dotyczy również użytkowników VDU. Ich uwaga zanika po 20 minutach pracy z VDU. Po godzinie ich wydajność spada z powodu niższego tempa pracy lub, jeśli kontynuują pracę z tą samą prędkością, popełniają więcej błędów (Boksem i in., 2005; Lorist i in., 2000, 2005). Jeśli niewystarczający czas odpoczynku prowadzi do zmniejszenia wydajności pracy, to czy zapewnienie wystarczającego czasu odpoczynku może prowadzić do poprawy wydajności pracy?

Czasy odpoczynku
Uwzględnienie czasu na odpoczynek podczas pracy VDU zwiększa tempo pracy i zmniejsza liczbę błędów (Van den Heuvel i in., 2002; Hedge i in., 2001). Jeśli pracownicy opuszczają miejsce pracy i spacerują w czasie odpoczynku, ich poziom energii wzrasta i spoglądają na problemy w inny sposób (Thayer, 2008). Skutkuje to większą kreatywnością i lepszą zdolnością do rozwiązywania problemów (Oppezzo & Schwartz, 2014). W odniesieniu do miejsca pracy oznacza to, że użytkownicy VDU mogą znacznie zwiększyć swoją wydajność w pracy, opuszczając swoje stanowisko pracy na trzy minuty co godzinę, aby się przejść.

Odpoczynek psychiczny
Odpoczynek psychiczny jest tak samo ważny dla pracowników, jak dla zawodowych sportowców. Osiągnięcie właściwego efektu wymaga jednak zapewnienia wystarczającej ilości wolnego czasu, kiedy praca nie zaprząta już myśli pracownika. Gdy wymagania związane z pracą rosną, ważne jest, aby pracownicy nie musieli pracować dłużej. Telepraca może stanowić rozwiązanie, ponieważ skraca czas dojazdu do pracy. Z drugiej strony, podjęcie decyzji o pracowaniu nieco dłużej i ciągłym skupieniu się na pracy jest trudniejsze dla pracowników. Innym rozwiązaniem jest przeanalizowanie, w jaki sposób pracownicy mogą zaoszczędzić czas, wprowadzając drobne zmiany.

Oszczędzanie czasu
Można zaoszczędzić czas, optymalizując warunki potrzebne do pracy z VDU. Pracownicy używają komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu i/lub smartfona do wykonywania pracy VDU. Liczba godzin, które spędzamy przy tym dziennie, rośnie, a nie obejmuje to liczby godzin, w których korzystamy z tych urządzeń w czasie wolnym. Posiadanie wystarczająco dużego ekranu (co najmniej 19 cali) jest niezbędne, aby móc szybko pracować. Tempo pracy jest znacznie wolniejsze na smartfonie, tablecie lub laptopie ze względu na ich małe ekrany (Raptis, et al., 2013; Findlater & McGrenere 2008).

Oprócz małych ekranów, urządzenia te mają jeszcze kilka wad.

Na przykład pisanie na nich jest znacznie wolniejsze niż na standardowej klawiaturze. Ze względu na brak dotykowego sprzężenia zwrotnego, pisanie na tablecie jest o 26% wolniejsze niż na standardowej klawiaturze (Chaparro i in., 2014).
Kolejnym czynnikiem jest kolor klawiatury: 80% pracowników pisze szybciej na jasnej klawiaturze z ciemnymi znakami niż na standardowej czarnej klawiaturze z białymi literami (IJmker, 2015).
Większość pracowników nie korzysta z sekcji numerycznej klawiatury. Korzystanie z kompaktowej klawiatury zmniejsza odległość między klawiaturą a myszą, co pozwala zaoszczędzić czas.

Jeśli podstawka do notebooka podnosi ekran laptopa, a pracownicy używają zewnętrznej myszy i klawiatury, tempo pracy wzrasta (w zależności od zadania) od 17% (Lindblad i in., 2004) do 115% (Sommerich i in., 2001).

Łączenie celów organizacji i pracowników

Zawodowi sportowcy dbają o swoją fizyczną i psychiczną regenerację, aby móc doskonalić się każdego dnia i w ten sposób osiągać doskonałe wyniki w kluczowych momentach. Opierając się na tym modelu, pracownicy mogliby osiągać lepsze wyniki, odbywając co godzinę 3-minutowy spacer i upewniając się, że wykonują swoją pracę na VDU z dowolnie regulowanym ekranem o średnicy co najmniej 19 cali oraz zewnętrzną klawiaturą i zewnętrzną myszą. Wykorzystanie tych praktycznych rozwiązań pozwala zmniejszyć liczbę nadgodzin, a jednocześnie osiągnąć cele zarówno organizacji, jak i jej pracowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak te spostrzeżenia można zastosować w praktyce, przeczytaj poniższe dokumenty.