Praktyczne wskazówki: Załatwianie spraw

Zakończenie zadań

Rzeczywistość jest taka, że w pracy wymaga się od nas więcej: więcej zadań, szybsze zmiany. Klienci i obywatele stają się coraz bardziej upodmiotowieni, a ich wymagania rosną i zmieniają się szybciej w czasie. A klienci często mają wybór ze względu na rosnącą (światową) konkurencję. Organizacje kurczą się lub ich ambicje rosną szybciej niż liczba dostępnych pracowników. Dla wielu osób nadchodzi moment, w którym nie mogą zrobić wszystkiego w pracy. W rezultacie może się okazać, że nie jest również możliwe satysfakcjonujące "zakończenie" spraw prywatnych. Czy rozpoznajesz w tym siebie?

Usprawnienie zadań

Jeśli musisz zrobić więcej niż masz dostępnego czasu, masz dwie opcje: pracować dłużej lub dokonać wyboru w rzeczach, które robisz i których nie robisz. Ponadto możesz być w stanie wykonywać swoją pracę wygodniej, aby zaoszczędzić czas. Która opcja najbardziej do Ciebie przemawia? Co chcesz osiągnąć: więcej w pracy, więcej w życiu prywatnym czy więcej równowagi?

Getting Things Done

Chciałbyś mieć szybki przegląd swoich najważniejszych zadań, aby móc podjąć decyzję o tym, co robić dalej. W końcu to, co wydaje się ważne teraz, może być zupełnie inne za godzinę, po jednym telefonie. W pracy nie chodzi o wykonywanie wszystkich zadań, ale tych najważniejszych.

To, co najważniejsze, nie zawsze można przewidzieć i może się szybko zmienić. Getting Things Done daje ci przegląd twoich zadań, dzięki czemu możesz łatwiej wybrać, jakie będzie twoje następne zadanie. Ponadto prowadzi do spokoju umysłu, ponieważ stale nadajesz wszystkim zadaniom służbowym i prywatnym, które wciąż musisz wykonać, miejsce w tym systemie.

Wskazówki dotyczące korzystania z metody Getting Things Done

Przede wszystkim ważne jest, aby uporządkować wszystkie bieżące wiadomości e-mail.

Utwórz folder 'Archiwum' w swoim programie pocztowym do przechowywania informacji. Przenieś wszystkie bieżące foldery do tego folderu! Zaufaj, że możesz łatwo znaleźć wiadomości e-mail za pomocą funkcji wyszukiwania.
Utwórz folder 'Oczekujące' w swoim programie pocztowym. Tutaj umieszczasz kopie wysłanych e-maili, na które oczekujesz odpowiedzi.
Utwórz folder 'Later-Maybe' w swoim programie pocztowym. Tutaj umieszczasz wszystkie e-maile, z którymi musisz coś zrobić, ale nie w bieżącym tygodniu. Zarówno do pracy, jak i prywatnie.

Zadania do wykonania w tym tygodniu

Utwórz folder 'This Week' w swoim programie pocztowym. Będzie on zawierał zadania na nadchodzący tydzień, które jednak nie mają jasno określonego terminu pod względem daty i godziny.
Utwórz folder '2 minuty' w swoim programie pocztowym. Umieść w nim małe zadania, które powinieneś być w stanie wykonać w ciągu 2 minut.
Utwórz folder 'Nie dla mnie' w swoim programie pocztowym. To tutaj umieszczasz wiadomości e-mail z zadaniami, które są przeznaczone dla innych.
Poświęć godzinę na sortowanie e-maili! Zacznij zaraz po obiedzie. 1) Czy można je usunąć? 2) Czy zawiera termin? 4) Do którego folderu należy (nie dla mnie, 2 minuty, w tym tygodniu, może później, czeka na, archiwum).
Jeśli istnieje wyraźny termin wykonania zadania (dzień lub konkretna godzina), umieść zadanie w kalendarzu. Brak wyraźnego terminu? W takim razie przenieś pocztę do tego tygodnia (do wykonania w bieżącym tygodniu) lub do później-może (na następny tydzień lub później)
Czy w wiadomości e-mail znajduje się kilka rodzajów zadań, na przykład zarówno zadania dla siebie, jak i zadania, które chcesz przypisać innym? Następnie wyślij do siebie kilka wiadomości e-mail, które możesz podzielić na: nie dla mnie, 2 minuty, w tym tygodniu, później-może.
Jeśli wysyłasz e-mail do siebie, wyraźnie określ w temacie, co masz zrobić i ewentualnie już w którym folderze e-mail należy: nie dla mnie, 2 minuty, w tym tygodniu, może później, czekaj, archiwum.
Wysyłając pytania lub prośby pocztą elektroniczną, upewnij się, że wiadomości te zostały skopiowane do folderu "Oczekujące". Dzięki temu w każdej chwili będziesz mieć wgląd w zaległe pytania i prośby.
Przy pełnej skrzynce odbiorczej sortowanie może trochę potrwać, ale po kilku godzinach skrzynka odbiorcza będzie pusta. Możesz to podzielić, sortując dziś przez 10 minut bez odpowiadania.
Emaile sprzed ponad miesiąca nie są zbyt ważne. W przeciwnym razie inni już by do Ciebie wrócili / coś byś z nimi zrobił. Jeśli tak, usuń te e-maile, natychmiast oszczędzając czas.
Oszczędzaj e-maile. Nie odpowiadając natychmiast na wszystkie przychodzące wiadomości e-mail, zyskujesz czas na poczynienie postępów w zadaniach, które wcześniej oznaczyłeś jako ważne. Wymaga to odwagi, ale w rzeczywistości jest sposobem na wykonanie większej/lepszej pracy. Czy możliwe jest ograniczenie tego do maksymalnie 3 razy dziennie? Albo nawet do 1 razu?
Idealną porą na sortowanie e-maili jest czas tuż po obiedzie. Koncentracja nie jest wtedy zbyt wysoka, idealna do prostej pracy, takiej jak sortowanie e-maili bez odpowiadania na nie. I natychmiastowe rezultaty: przegląd pustej skrzynki odbiorczej.
Czy w Twojej głowie kłębią się różne zadania, służbowe i prywatne? Zapisz je i ostatecznie upewnij się, że pojawią się w kalendarzu (jeśli jest termin) lub w skrzynce odbiorczej jako wiadomość e-mail.
Po posortowaniu wiadomości e-mail sprawdź, czy nadal istnieją zadania z poczty głosowej, SMS-ów i innych kanałów komunikacji biznesowej, takich jak Skype. Przetwórz je również na pozycje kalendarza lub wiadomości e-mail, które możesz przetworzyć.
Po posortowaniu wiadomości e-mail, w pierwszej kolejności przetwarzaj zadania "nie dla mnie". Umieść siebie w (B)CC, abyś mógł przenieść te e-maile do folderu "oczekujące" w późniejszym czasie.
Jeśli w czasie, który przeznaczyłeś na przetwarzanie wiadomości e-mail, pozostało trochę czasu, to po 'nie dla mnie', przetwarzaj wiadomości e-mail z folderu '2 minuty'. Wykonaj kilka szybkich pomiarów.

Kolejność zadań w dniu roboczym

Jeśli sprawy zawodowe lub prywatne zaprzątają ci głowę na początku dnia pracy, wyślij je bezpośrednio do siebie jako zadanie. To daje oddech!
Na początku dnia pracy zacznij w swoim kalendarzu od zadań na dziś, a następnie w folderze e-mail Ten tydzień zawierającym zadania na bieżący tydzień. Zacznij od najmniej przyjemnego zadania i wykonaj je od razu.
Im mniej czasu spędzasz na odpowiadaniu na przychodzące wiadomości e-mail, tym lepiej się koncentrujesz i tym więcej czasu możesz poświęcić na ważne zadania.
Konieczne jest codzienne sortowanie przychodzących wiadomości e-mail i odpowiadanie na kilka z nich, jeśli to konieczne ("nie dla mnie" i "2 minuty"!). Rób to najlepiej między 13:00 a 14:00.
Pracując nad ważnymi zadaniami z poprzedniego dnia najlepiej rano, a sortując i odpowiadając na e-maile dopiero po 13:00, po południu masz wgląd w to, co jest rzeczywiście najważniejsze.
Aby oprzeć się pokusie bezpośredniego odpowiadania na przychodzące wiadomości e-mail, należy wyłączyć wszystkie powiadomienia (dźwięki, wyskakujące okienka, widoczne ikony). Wyszukaj w Google “turn off email notification outlook [or your program]”.
Po konsultacjach (telefonicznych) często na papierze lub w głowie pozostają listy działań i obietnic. Konieczne jest, aby natychmiast po konsultacji przekształcić te listy w zadania, które wysyłasz do siebie e-mailem. Jeden e-mail na zadanie. Zadania z terminem (obietnicą) powinny znaleźć się w agendzie.
Zbieraj pocztę, notatki lub inne fizyczne przedmioty, które wymagają działania w jednym punkcie. Możesz zabrać je ze sobą podczas popołudniowego rytuału przetwarzania wiadomości e-mail. Przetwarzanie może być czasami pomocne poprzez zrobienie zdjęcia i wysłanie go do siebie e-mailem.

Wszystko zaczyna się i kończy na tym, dlaczego

Przyjrzyj się krytycznie swojemu zakresowi obowiązków i swojemu wyjątkowemu wkładowi w organizację, w której pracujesz. Czego oczekuje się od Ciebie w pracy w ciągu najbliższych sześciu miesięcy? Zapisz to w e-mailu do siebie zatytułowanym “Cele zawodowe.”
Czy nie jest dla Ciebie w 100% jasne, co musisz osiągnąć w ciągu najbliższych sześciu miesięcy? Natychmiast umów się na spotkanie w kalendarzu, aby to wyjaśnić (ze współpracownikami lub przełożonym). To natychmiast zapewni jasność dla Ciebie i Twojej organizacji! Podziel się nimi z samym sobą za pośrednictwem wiadomości e-mail 'Cele zawodowe'.
Jakie są twoje pasje? Na co chciałbyś zwrócić większą uwagę? Może to dotyczyć pracy lub życia prywatnego. Podziel się nimi ze sobą za pośrednictwem wiadomości e-mail zatytułowanej “Moje cele.” Nie bądź zbyt trudny, wystarczy kilka słów kluczowych.
Co chciałbyś osiągnąć w swojej pracy w ciągu najbliższych sześciu miesięcy? Mogą to być wyniki, ale także coś w rodzaju większej kontroli nad pracą. Umieść kilka słów na ten temat w e-mailu do siebie zatytułowanym “Moje cele.”

Cotygodniowa konserwacja

Raz w tygodniu, najlepiej pół dnia przed końcem tygodnia pracy, nadszedł czas, aby zastanowić się nad priorytetami krótko- i długoterminowymi. Zacznij od przeglądu swoich celów zawodowych i własnych celów (dwa e-maile, które wysłałeś do siebie).
Ogranicz cotygodniową konserwację do maksymalnie 30 minut i umieść ją jako zadanie w swoim programie. Myślenie o swojej pracy zajmuje trochę czasu, ale zapewnia przegląd, koncentrację i jeszcze więcej czasu.
Raz w tygodniu określ, czy zbliżasz się do swoich celów zawodowych i osobistych. Jeśli nie, stwórz co najmniej 1 zadanie, aby zbliżyć się do nich w nadchodzącym tygodniu.
Przejrzyj swój folder e-mail raz w tygodniu. Usuń wszystkie ukończone zadania. Czy są jakieś zadania, które nie są już aktualne? Usuń je lub przenieś na później. Przejrzyj folder później-może i określ, czy jakieś zadania powinny zostać przeniesione na następny tydzień (do folderu "This Week").
Raz w tygodniu sprawdź swój kalendarz na następne trzy tygodnie i określ, czy musisz utworzyć nowe zadania, aby dotrzymać nadchodzących terminów. Pojawią się one w kalendarzu lub w folderze "W tym tygodniu".

Kontynuuj ograniczanie pracy

Jeśli chcesz zablokować w swojej agendzie, ile czasu zajmują zadania, podziel zadania, które zajmują więcej niż 1 godzinę na 2 lub więcej zadań (na przykład biuletyn 50% gotowy i biuletyn 100% gotowy. Część 1 jest gotowa, możesz sprawdzić, czy nadal jesteś w harmonogramie, jeśli chodzi o szacowany czas na część 2. Jeśli nie, masz możliwość poinformowania odbiorcy, że nastąpi to później.
Zaplanuj co najmniej 20% wolnego dnia pracy na nieprzewidziane wydarzenia. Nie zawsze chodzi o niedotrzymanie terminu. Chodzi o to, by odbiorca Twojej pracy zachował kontrolę nad sytuacją. Im wcześniej zakomunikujesz, że coś nie zadziała, tym większą kontrolę nad sytuacją będzie miał odbiorca.
Trudności z zasypianiem spowodowane natłokiem zadań? Zapewnij długopis i papier i natychmiast zapisz zadania. Następnego dnia umieść je w swojej agendzie (jeśli jest termin) lub wyślij je do siebie e-mailem. (w tym tygodniu – później/może – nie dla mnie).
Pracuj wydajniej. Spacerując przez 3 minuty co godzinę, a tym samym oddalając się od biurka, obniżasz poziom stresu w organizmie. Pozwala to lepiej odciąć się od pracy i stać się bardziej kreatywnym.
Jeśli na chwilę straciłeś kontrolę w swojej głowie, możesz ją aktywnie przywrócić, spacerując przez 5 do 10 minut. Następnie ponownie skorzystaj ze wskazówek Get Things Done, aby wrócić na właściwe tory (agenda, w tym tygodniu).
Zadania wymagające głębokiej koncentracji najlepiej wykonywać rano. Zadania wymagające kreatywności najłatwiej wykonać po południu.
Masz mało energii i trudno ci wybrać zadanie z listy zadań na ten tydzień? Wypróbuj zadanie, które wymaga większej kreatywności, np. krótką burzę mózgów.
Czy obciążenie pracą wzrasta pomimo stosowania metody Getting Things Done i robienia przerw (na spacery)? Natychmiast umów się z kolegą, aby omówić problemy i poprosić o pomoc.
Czy obciążenie pracą wzrasta, pomimo stosowania metody Getting Things Done i robienia przerw (na spacery)? Przedstaw swojemu przełożonemu propozycję, na którą może odpowiedzieć "tak" lub "nie". Umieść zadania, które dodają ci energii we własnym pakiecie zadań i wymyśl rozwiązania dla zadań, których nie możesz już wykonywać.
Jeśli zadanie kosztuje cię energię, a kolega dodaje ci energii, czy jest możliwe, że kolega wykona to zadanie? Przedstaw propozycję swojemu przełożonemu.