De 3 pelarna i hybridarbete

Kultur och ledarskap

Kultur och samarbete
Samarbete En av de frågor vi måste ställa oss är: "Hur ser vår framtida företagskultur ut och hur skapar vi den?". Organisationer måste fundera över värderingar och kultur samt de interaktioner, metoder och ritualer som främjar denna kultur. Ett företag som fokuserar på talangutveckling bör till exempel fråga sig om de mentorsstunder som äger rum på kontoret kan fortsätta spontant i en digital värld. Andra metoder kan rekonstrueras och förbättras så att organisationen skapar och upprätthåller den gemenskap och kultur som den eftersträvar. Omformningen och rekonstruktionen av processer och metoder kommer att utgöra grunden för en förbättrad verksamhetsmodell som gör det mesta av både kontorsarbete och distansarbete.

En sista fråga är ‘hur viktigt är samarbete och lagarbete i organisationen?’. Genom att besvara dessa frågor kan din organisation bättre avgöra hur hybridmodellen ska utformas.

Coachning och företagshälsa
. Hälsa är direkt kopplat till medarbetarnas kreativitet och produktivitet. För närvarande finns det en nedåtgående hälsotrend baserad på de metoder vi använder som ett resultat av att arbeta hemifrån. Hemma och på kontoret arbetar vi på okända arbetsplatser som inte är utformade för att möta individuella behov som de en gång var. Kan vi lära människor hur de ska utforma sina arbetsplatser så att de kan känna sig bekväma i framtiden?

Ergonomi på datorarbetsplatser

Vi har inte längre den överblick och kontroll över arbetsmiljön som vi en gång hade, så det är mycket svårare att se till att de anställda tar hänsyn till ergonomin. För att implementera en strukturell och effektiv policy på detta område måste vi tänka på förlusten av coachning och företagshälsa som normalt ägde rum på fysiska arbetsplatser. Coachning och stimulans av det personliga ansvaret samt fjärrövervakning av företagshälsan håller på att bli en ny standard.

Organisation

Arbetsplatser
När kontor tillåts ta emot anställda gör hybridmodellen det möjligt för arbetsgivare att vara mer flexibla när det gäller distansarbete. Kommunikation, öppenhet och planering blir avgörande, och det blir vanligt att människor vill arbeta hemifrån en eller flera dagar i veckan. Det blir viktigt att se till att de anställda är medvetna om kollegornas arbetsmetoder för att säkerställa att möten och samarbete planeras vid optimala tidpunkter och genomförs effektivt.

. En uppenbar anledning till att erbjuda distansarbete på strukturell basis är att minska den golvyta som krävs och därmed spara kostnader. Detta kan också vara en förnuftig strategi för att kompensera för de effekter som ett större socialt avstånd har på utrymmet.

Forskning från UBS visar att även om möjligheten att arbeta hemifrån kan bidra till medarbetarnas välbefinnande, är inte alla lika bra i det här scenariot. Att ha ett bekvämt utrymme för att arbeta hemifrån är inte något som alla har tillgång till. Detta kan vara till nackdel för dem som inte har denna möjlighet.

Processer
. Innan vi kan (om)designa (hem)kontoret måste vi ställa oss ett antal frågor.

Hur framgångsrik är vår befintliga strategi för distansarbete?
Vilka delar av vårt arbete kan inte utföras på distans?
På vilken arbetsplats är våra medarbetare mest produktiva?
Behöver vi övervaka våra medarbetares arbetsintensitet?
Hur uppnår vi personlig kontakt på distans och bibehåller vår företagskultur?
Hur skyddar vi strategin för mångfald, rättvisa och inkludering (DEI)?

Omstrukturera hur arbetet utförs
Organisationer måste identifiera och helt omforma nyckelprocesserna för varje större affärsenhet, geografiskt område och funktion, ofta med medarbetarnas engagemang. För att göra detta bör företagen titta på deras professionella utvecklingsvägar (t.ex. att vara fysiskt närvarande på kontoret i början och arbeta på distans senare) och de olika faserna i projekt (t.ex. att vara fysiskt närvarande för inledande planering och arbeta på distans för utförande).

. Genom att tvingas arbeta på distans kunde organisationerna experimentera och lära sig. De blev mer flexibla, utan att binda sig till ett nytt program eller manifest. De lärde sig hur de skulle arbeta runt den agila principen om samlokalisering. I stället för att låta teammedlemmarna träffas i samma rum tog man fram tekniska lösningar så att de befann sig i samma virtuella rum - och dagliga agila ceremonier (som standups och checkouts) kunde genomföras på distans. Detta bevisar att agila metoder gör det möjligt att vara produktiv på distans.

3. System och platser

Arbetsgivarens' insikter
. Arbetsgivaren har inte alltid överblick över hur hemmakontoret eller den mobila arbetsplatsen är utformad. Kontorsarbetsplatsen är också under förändring. Hur ser vi till att alla kan arbeta på ett hälsosamt, tillfredsställande och säkert sätt?

. Först och främst är det viktigt att fundera på om förändringarna i vårt sätt att arbeta innebär förändringar i hur arbetsplatserna inreds. Mer flexibla arbetsplatslösningar (Desksharing), fler mötesrum, kreativa brainstormingplatser och verktyg som kan användas både hemma och på kontoret (tangentbord, mus och laptopstativ).

. Organisationer kan skapa arbetsytor som är särskilt utformade för att stödja de typer av interaktioner som inte kan ske på distans. Om det primära syftet med arbetsytor i en organisation är att ge utrymme för specifika samarbetsmoment snarare än individuellt arbete, borde då inte 80 procent av kontoret ägnas åt samarbetsytor? En organisation kan till exempel be alla medarbetare som arbetar i kontorsrum och sällan behöver delta i gruppmöten att arbeta hemifrån. Om kontorsutrymme endast behövs för dem som inte kan arbeta hemifrån, är då samarbetsytor nära medarbetarnas hem en bättre lösning?

På framtidens kontor kommer tekniken att spela en central roll för att medarbetarna ska kunna återvända till kontoret och arbeta på ett säkert sätt. Organisationerna kommer att behöva hantera vilka medarbetare som kan komma in på kontoret, när de kan komma in och ta plats, hur ofta kontoret städas, om luftflödet är tillräckligt och om de håller tillräckligt avstånd när de rör sig i lokalerna.

För att upprätthålla produktivitet, samarbete och företagskultur måste gränserna mellan att fysiskt befinna sig på kontoret och att vara utanför kontoret försvinna. Videokonferenser som alltid är på, sömlösa samarbetsytor (t.ex. virtuella whiteboards), både på plats och på distans, och asynkrona samarbets- och arbetsmodeller kommer snabbt att gå från futuristiska idéer till standardmetoder.