Praktiska tips: Få saker gjorda

Du skulle vilja ha en snabb överblick över dina viktigaste uppgifter så att du kan fatta beslut om vad du ska göra härnäst. Det som verkar viktigt nu kan ju vara helt annorlunda om en timme, med ett telefonsamtal. Arbete handlar inte om att göra alla uppgifter, utan om de viktigaste uppgifterna.

Och Vad som är viktigast kan inte alltid förutsägas och kan förändras snabbt. Getting Things Done ger dig en överblick över dina uppgifter så att du lättare kan välja vad nästa uppgift ska vara. Dessutom leder det till sinnesfrid, eftersom du kontinuerligt ger alla arbetsuppgifter och privata uppgifter som du fortfarande måste göra en plats i detta system.

20. Om det är jobb eller privata saker som far genom huvudet i början av arbetsdagen, mejla dem direkt till dig själv som en uppgift. Det andas!
21. Vid arbetsdagens början börjar du i din agenda, för uppgifter som ska vara klara idag, och sedan i e-postmappen This week som innehåller uppgifter för innevarande vecka. Börja med den minst roliga uppgiften och få den gjord direkt.
22. Ju mindre tid du lägger på att besvara inkommande e-post, desto bättre blir din koncentration och desto mer tid kan du lägga på viktiga uppgifter.
23. Det är nödvändigt att sortera din inkommande e-post varje dag och svara på några få om det behövs efteråt ("inte för mig" och "2 minuter"!). Gör detta helst mellan 13:00 och 14:00.
24. Genom att företrädesvis arbeta med viktiga uppgifter från föregående dag på morgonen och först sortera och besvara e-post efter 13:00 har du överblick på eftermiddagen för att välja vad som faktiskt är viktigast.
25. För att motstå frestelsen att svara direkt på inkommande e-post är det nödvändigt att stänga av alla aviseringar (ljud, popup-fönster, synliga ikoner). Sök på Google efter “stäng av e-postmeddelanden outlook [eller ditt program]”.
26. Efter (telefon)konsultationer finns det ofta listor med åtgärder och löften på papper eller i huvudet. Det är då nödvändigt att omedelbart efter konsultationen omvandla dessa listor till uppgifter som du mejlar till dig själv. Ett e-postmeddelande per uppgift. Uppgifter med en deadline (löfte) hör hemma i agendan.
27. Samla post, anteckningar eller andra fysiska föremål som kräver åtgärder vid ett tillfälle. Du kan ta med dig detta under eftermiddagens ritual med e-postbearbetning. Bearbetningen kan ibland underlättas genom att du tar en bild av det och mejlar det till dig själv.

28. Ta en kritisk titt på din arbetsbeskrivning och ditt unika bidrag till den organisation där du arbetar. Vad förväntas av dig på jobbet under de kommande sex månaderna? Skriv ner detta i ett mejl till dig själv med rubriken “Arbetsmål.”
29. Är det inte 100% klart för dig vad du måste uppnå under de kommande sex månaderna? Boka då omedelbart in ett kalendermöte för att klargöra detta (med kollegor eller chef). Detta ger omedelbart klarhet för dig och din organisation! Dela dem med dig själv via ett e-postmeddelande 'Arbetsmål'.
30. Vilka är dina passioner? Vad skulle du vilja ägna mer uppmärksamhet åt? Detta kan vara i arbetet eller privat. Dela dem med dig själv via ett mail med rubriken “Mina mål.” Var inte för svår, det räcker med några få nyckelord.
31. Vad skulle du vilja uppnå i ditt arbete under de kommande sex månaderna? Det kan vara resultat, men också något som mer kontroll över arbetet. Inkludera några ord om detta i e-postmeddelandet till dig själv med titeln “My Goals.”

32. En gång i veckan, gärna en halv dag innan arbetsveckan är slut, är det dags att fundera över kortsiktiga och långsiktiga prioriteringar. Börja med att gå igenom dina arbetsmål och dina egna mål (de två mejl du skickade till dig själv).
33. Begränsa veckans underhåll till max 30 minuter och lägg in det som en uppgift i din agenda. Att tänka på sitt arbete tar lite tid, men ger överblick, koncentration och ännu mer tid.
34. En gång i veckan ska du avgöra om du närmar dig dina arbetsmål och personliga mål. Om inte, skapa minst 1 uppgift för att komma närmare dem under den kommande veckan.
35. Gå igenom din e-postmapp en gång i veckan Denna vecka. Ta bort alla slutförda uppgifter. Finns det några uppgifter som inte längre är aktuella? Ta bort dem eller flytta dem till senare kanske. Gå igenom mappen senare kanske och avgör om några uppgifter ska flyttas till nästa vecka (till mappen "This Week").
36. En gång i veckan kontrollerar du din kalender för de kommande tre veckorna och avgör om du behöver skapa nya uppgifter för att klara dina kommande deadlines. Dessa kommer att visas i din kalender eller i mappen 'Den här veckan'.